Un buen equipo de fútbol se aprovecha de los diferentes talentos de sus miembros. Cada uno tiene su propia posición ideal según sus aptitudes, sea delantero, medio campo, defensa, o arquero. Normalmente un arquero no hace los goles, pero juega un papel muy esencial en las defensas del equipo. Los dueños de negocio también necesitan un equipo de apoyo, y su contador es el arquero, siempre a la guardia, protegiendo los intereses del negocio.
La contabilidad, como muchas ocupaciones, requiere una aptitud y personalidad en particular. Para aquellos de nosotros que disfrutamos de la contabilidad, sus conceptos básicos tienen mucho sentido. Para la mayoría de los demás, puede ser un poco abrumador.
Un contador experto es clave para el éxito del negocio. Muchas empresas también utilizan los servicios de un tenedor de libros competente para manejar los procesos contables diarios. Pero los dueños de negocios inteligentes no se ausentan de la ecuación. Al trabajar junto con su equipo de contabilidad, pueden garantizar la integridad de sus números y comprenderán mejor lo que esos números significan para el éxito continuo de su negocio.
Como dueño de un negocio, ¿está un poco intimidado por la terminología contable? En este artículo vamos a explicar algunos conceptos contables básicos pero importantes, y comprenderá mejor por qué las necesita.
¿Qué método de contabilidad debo usar?
Es muy esencial que las empresas comprendan qué método de contabilidad utilizan para mantener sus registros financieros. ¿Por qué es esto tan importante? Porque tiene un gran efecto en sus ingresos imponibles al final del año. También determina la cantidad de detalles y tiempo necesarios para mantener los libros (un término común para los registros contables).
La mayoría de las pequeñas empresas utilizan un método sencillo de contabilidad fiscal conocido como contabilidad a base de efectivo. Con este método, los ingresos (o sea el dinero que gana en el negocio) y los gastos (el dinero que necesita gastar para el negocio) se registran cuando el dinero cambia de manos. Si no se le ha pagado por un trabajo, no se considera ingreso a efectos fiscales. Si no ha pagado a sus subcontratistas, no se considerará un gasto imponible hasta que los pague.
Este método es sencillo porque los extractos bancarios cuentan casi la historia completa. Pero eso a menudo no refleja la realidad de los negocios, ya que el momento de los pagos puede aumentar o disminuir sus ingresos netos, que será la cantidad de ingresos que finalmente se les aplicará impuestos.
La contabilidad tradicional utiliza un método más sofisticado llamado contabilidad acumulada. Con este método, los ingresos se registran cuando se ganan y los gastos se registran cuando se incurren, en lugar de cuando se recibe o paga el dinero. Esto proporciona un mejor reflejo de la salud financiera del negocio, pero también requiere un esfuerzo considerablemente mayor para mantenerlo.
Contabilidad acumulada es el método de contabilidad requerido para las organizaciones sin fines de lucro y las grandes corporaciones, como las que cotizan en el mercado de valores, y para las empresas que suelen llevar inventario, como minoristas y fabricantes. Otras empresas pueden elegir voluntariamente el método de acumulación, pero una vez que se elige un método contable para fines fiscales, es una decisión permanente para la vida de la empresa. Para cambiar los métodos con fines de declaración de impuestos, se requeriría un permiso especial del IRS.
Algunos sistemas de contabilidad como QuickBooks y XERO tienen la capacidad de informar tanto en efectivo como en acumulación, simultáneamente. Esta es una ventaja definitiva para las empresas basadas en efectivo, porque obtiene lo mejor de ambos mundos: puede elegir cuales características de contabilidad de acumulación quieren usar sin tener que hacer ajustes sofisticados para fines fiscales. Muchas empresas basadas en efectivo necesitan facturar a los clientes y rastrear sus cuentas por cobrar (dinero adeudado por los clientes). Las empresas también pueden optar por realizar un seguimiento de las facturas adeudadas en cuentas por pagar (dinero debido a los proveedores) para que puedan tomar mejores decisiones de flujo de efectivo.
¿Cuál es mi Catálogo de Cuentas?
El Catálogo de Cuentas es la columna vertebral del sistema contable. Todos los tipos de ingresos y gastos se rastrean en categorías llamadas cuentas que eventualmente se resumen en el Estado de Resultados (a menudo llamado ganancias y pérdidas). Las cuentas en el Balance General son registros históricos de bienes comerciales, como saldos bancarios y compras de equipos, junto con pasivos financieros y el capital del propietario en el negocio.
El Estado de Resultados y el Balance General son los dos estados financieros principales. A la mayoría de los dueños de negocios les gusta analizar sus ingresos y gastos, pero las cuentas del Balance General pueden resultar ser un poco más difíciles de entender. Sin embargo, el Balance General será el estado de cuenta en que prestará más atención su contador, porque hasta que se hayan confirmado todos los totales en ello, el Estado de Resultados no se considera exacto.
Un buen plan de cuentas incluye todas las cuentas que el IRS requiere para la declaración de impuestos, así como las cuentas que brindan al negocio información importante para tomar decisiones. Por ejemplo, para fines impositivos, la empresa necesita conocer el gasto total de servicios públicos del año, pero la administración también puede querer poder rastrear los diferentes tipos de servicios públicos con más detalle (electricidad opuesto a gas). Una advertencia: un buen estado financiero debe ser conciso, así que tenga cuidado al crear demasiadas cuentas. Su contador puede brindarle orientación en esta área.
¿Es el año fiscal de mi negocio igual al año calendario?
En muchas empresas, el año fiscal y el año calendario son iguales, pero eso no siempre es así. Todas las empresas informan la nómina en un año calendario (enero a diciembre) y también los 1099. Pero el año calendario no es un punto de parada conveniente para algunas empresas porque su ciclo comercial natural no se rompe bien en diciembre. Imagine a un minorista tratando de contar el inventario del 31 de diciembre, justo después de una agotadora temporada de ventas festivas (y justo antes de que todos regresen con tarjetas de regalo y devoluciones).
Al igual que con el método de acumulación versus efectivo, la elección del año fiscal es básicamente una decisión permanente. ¿Significa eso que si comienza su negocio a mediados de año, ese es el mes en que debe comenzar su año fiscal? En absoluto. La elección del inicio de un año fiscal debe basarse en su ciclo comercial típico, no en el mes en que abrió por primera vez. Ese primer año sería solo un año parcial.
¿Cuál es el mejor tipo de entidad para mi negocio?
No hay una respuesta exacta a esta pregunta. Depende de muchos factores y cada empresa debe decidir cuál entidad va a cumplir mejor las necesidades del negocio y de sus dueños e inversionistas. La elección de la clase de entidad debe hacerse con cuidado, porque puede resultar complicado y costoso cambiarlo más tarde. Es sabio consultar a su asesor fiscal antes de tomar una decisión final.
Las consecuencias fiscales para cada tipo de entidad pueden ser drásticamente diferentes y la estructura del plan de cuentas debe reflejar la clase de entidad escogida.
Las elecciones más sencillas son dueño único de un negocio (DBA) o LLC de un solo miembro. Ambos informan sus ingresos en la declaración del impuesto 1040 del propietario (en el Anexo C).
Las asociaciones y las LLC de varios miembros tienen su propia declaración de impuestos sobre la renta del negocio, la 1065. Los propietarios reciben un Anexo K que incluyen en su propia 1040 (en el Anexo E). Las leyes fiscales para cada uno de estos tipos de negocios son similares, pero cuando hay más de un propietario involucrado, los requisitos contables son un poco más complicados y la declaración de impuestos es un poco más complicada (y por lo tanto más costosa) de preparar.
Las corporaciones S y las corporaciones C son entidades más complejas y tienen reglas impositivas muy diferentes. Algunas LLC eligen ser tratadas como corporaciones S o C. Si elige uno de estos tipos de organizaciones, deberá tener un sistema de contabilidad formal y sus tarifas de preparación de impuestos serán considerablemente más altas. Pero puede haber beneficios para los propietarios, ya que pueden calificar como empleados y, como tal, recibirán un salario.
¿Qué significa todo esto para mi negocio?
Cuando los procesos funcionan bien, casi no se percibe el personal de contabilidad, pero lo que hacemos es esencial. Somos parte esencial del equipo y trabajamos duro para asegurar el éxito de su negocio. Nos gustaría considerar si podemos ayudarle más.
– Escrito por Gina Palacio, Fundadora de Level & True Accounting Services LLC