Las relaciones sólidas con los clientes y proveedores son claves para el éxito de un negocio. Los empresarios sabios mantienen estos contactos comerciales bien organizados y fácilmente accesibles. Hasta hace poco, esta información de contacto se mantenía principalmente en formato impreso, como el infame Rolodex. En nuestra época digital ya tenemos formas más eficientes de acceder a esta información vital.
Las empresas organizan su información de contacto de varias maneras. Muchos dueños de negocios utilizan el correo electrónico o sus teléfonos móviles para almacenar información de contacto. Algunas empresas utilizan sistemas especializados para organizar y rastrear sus contactos. Muchos empresarios no se dan cuenta de que gran parte de esta información valiosa se puede encontrar dentro de sus sistemas contables.
La mayoría de las empresas ya utilizan un sistema de contabilidad para controlar quién le debe a quién y cuánto. Este propio sistema de contabilidad puede convertirse en una base de datos rica en información de contacto de fácil acceso, cuando se configura y mantiene adecuadamente.
Si es un usuario de Xero, asegúrese de aprovechar al máximo su sistema de contabilidad utilizando cabalmente la función de contacto. En esta edición de Su Guía de Consejos de Xero, consideraremos cómo sacar el máximo provecho de esta función.
El Tablero de Contactos
Se puede acceder fácilmente al tablero de contactos desde cualquier lugar en Xero, ya que es la última pestaña en el menú de navegación principal. En el menú desplegable de la pestaña “Contact” (Contacto) puede acceder a “All Contacts” (Todos los Contactos) o a grupos más específicos, como clientes, proveedores o contratistas 1099. Los grupos son muy útiles para categorizar y filtrar contactos, como veremos más adelante en este artículo.
Los sistemas de contabilidad tradicionales suelen separar a los proveedores y clientes en dos módulos distintos. Xero maneja esto un poco diferente. Tanto los proveedores como los clientes se consideran contactos y se guardan dentro del mismo tablero. Si un proveedor también es un cliente, no hay necesidad de crear dos contactos separados, ya que el mismo contacto se puede usar para los dos propósitos.
Cuando abra “Contact” (Contacto), podrá desplazarse por todos los contactos vigentes en Xero, a menos que haya aplicado un filtro de grupo, en cuyo caso verá una lista más selecta. A la derecha del nombre del contacto puedes verificar rápidamente cuánto les debes o te deben. Puede usar la barra de búsqueda ubicada directamente encima de la lista de contactos para hallar un contacto fácilmente. La función de búsqueda es muy amplia y puede encontrar un contacto en función de un nombre, un correo electrónico o incluso un número de teléfono.
Si hace clic en cualquiera de los nombres de los contactos, se abrirá el perfil de ese contacto y se brindarán más detalles. También puede usar la barra de búsqueda de la navegación principal para encontrar el perfil, o puede pulsar el nombre de un contacto dentro de una transacción para abrirlo.
El Perfil de Contacto
Como vimos, cada contacto tiene su propia página dedicada con saldos pendientes y actividad de pago anterior, así como información general sobre ese contacto. También puede adjuntar documentos relevantes en formato PDF, como información de contratos, formularios W-9 para subcontratistas o certificados de exención de impuestos.
La configuración predeterminada personalizada dentro del contacto facilita la configuración de automatizaciones especializadas que fluirán a transacciones nuevas, como las preferencias en cuanto a los impuestos de venta, o las categorías de gastos e ingresos. La configuración asignada se mostrará a la derecha de la página del contacto, justo debajo de “Contact Details” (Detalles del Contacto) , en una sección denominada “Financial Details” (Detalles Financieros). En esta sección también se puede establecer fechas de vencimiento predeterminadas para facturas, a fin de mejorar la precisión de pronóstico de las herramientas de planificación de flujo de caja en Xero.
En la parte superior izquierda de la página del contacto, hay un botón de acceso de color verde denominado “New” (Nuevo) que le permite iniciar una nueva transacción. Inmediatamente debajo de eso, se muestran las facturas o recibos impagos junto con el total pendiente. Esta sección también incluye un enlace rápido a un informe de transacciones de las cuentas recientes.
Inmediatamente debajo del gráfico que rastrea la cantidad intercambiada con este contacto, se encuentra el historial completo de transacciones. La sección “Activity” (Actividad) incluye borradores de transacciones, cotizaciones abiertas, y un historial de los cambios realizados en la información de contacto. Las transacciones de esta pestaña se pueden ordenar fácilmente por número, referencia, fecha o monto.
A la derecha de la pestaña Actividad hay una pestaña de “Notes” (Notas). Esta pestaña proporciona un lugar útil para compartir información importante con otros usuarios dentro de Xero y para documentar interacciones significativas con el contacto. También se relaciona con la opción “Add Note” (Agregar Nota) que se encuentra en la parte inferior de todas las transacciones, justo al lado de la opción “Show History” (Mostrar Historial). Si ha hecho una nota con respecto a una factura de cliente o una factura de proveedor, esa nota aparecerá automáticamente en esta sección.
Una tercera pestaña denominada “Email” (Correo Electrónico) permite a los usuarios de Gmail u Office 365 integrar sus cuentas de correo electrónico con Xero. Si está conectado, Xero sincronizará todos los correos electrónicos entre usted y sus contactos, y también cargará los archivos adjuntos.
Administrar su Lista de Contactos
Cada vez que ingresa un nuevo nombre en el campo de transacción con la etiqueta “To” (Para), un nuevo contacto es creado. No es necesario establecer un perfil detallado para cada contacto ingresado, pero definitivamente querrá información completa para los clientes a los que facturará y los proveedores a los que enviará pagos. Tenga en cuenta que cuanta más información incluya en su perfil de contacto, más completa será su base de datos de contactos.
No tema en crear contactos para clientes potenciales. Si la cotización es rechazada, es fácil archivar el contacto. Si ese cliente reaparece en una fecha posterior, simplemente vuelva a colocarlo en la lista de contactos vigentes.
La manera formal de crear un perfil de contacto es a través de la página “Add Contact” (Agregar Contacto). Está disponible mediante el botón verde “New Contact” (Nuevo Contacto) en la parte superior derecha del tablero de contacto, pero la ruta más directa es el atajo “Plus” (Más) en el menú de navegación principal. Se puede incluir en el perfil detalles importantes como números de teléfono, correos electrónicos y direcciones físicas versus direcciones de facturación.
Al asignar contactos a las transacciones, tenga cuidado de no crear duplicados. Si quiere asignar una transacción o factura a un contacto que ya existe, ingrese cuidadosamente el nombre y luego selecciónelo de la lista desplegable. Xero no detectará contactos duplicados debido a la ortografía diferente. Para eliminar los duplicados creados por accidente, deberá fusionarlos.
Para fusionar dos contactos, decida cuál contacto no desea conservar y abra esa perfil. Utilice el botón “Options” (Opciones) en la parte superior derecha para seleccionar “Merge” (Fusionar). El aviso le pedirá que elija el contacto con el que desea fusionar este contacto. Xero moverá las transacciones, pero mantendrá intacta la información de contacto deseado. El fusionado será archivado.
Si necesita ingresar o actualizar información de un contacto después de crearla, abra el perfil de contacto y haga clic en el botón “Edit” (Editar) en la parte superior derecha de la página. También hay una función de importación/exportación en el panel principal de contactos que le permite hacer ajustes a través de una hoja de cálculo. Esto puede ser útil para agregar valores predeterminados o añadir más detalles a sus perfiles de contacto. Simplemente descarga la plantilla de importación de contactos y formatee sus nuevos datos de acuerdo con la plantilla.
Sugerencia adicional: Si necesita actualizar o agregar una dirección a una factura nueva o existente, Xero le permite hacerlo dentro de la misma factura.
Utilizando Grupos
Una opción útil incluida en la función de contactos se llama “Groups” (Grupos), de los cuales hay tres tipos básicos: grupos preestablecidos creados por Xero, grupos personalizados que el usuario crea manualmente, y “Smart Lists” (Listas Inteligentes) personalizadas. Se puede acceder a todos los grupos directamente a través de la pestaña “Contact” (Contacto) que se encuentra en el menú de navegación principal, o en el menú secundario dentro del tablero de contacto.
Xero crea grupos preestablecidos para “Customers” (Clientes) y “Suppliers” (Proveedores). Es importante notar que Xero solo clasificará un contacto en los grupos de clientes y proveedores una vez que se hayan creado una factura para ese contacto. Si solo concilia transacciones mediante transacciones de “Spend Money” (Gastar Dinero) o “Receive Money” (Recibir Dinero) sus proveedores y clientes no aparecerán en estos grupos preestablecidos.
El grupo de “1099 Contact” (Contactos de 1099) es técnicamente un grupo preestablecido, pero se encuentra dentro de la sección de grupos personalizados. Se crea inicialmente a través del “1099 Report” (Informe 1099) y luego se puede acceder a través de la pestaña de contacto o el menú secundario. Los proveedores que están asignados como contactos de 1099 aparecerán en este grupo.
Los grupos personalizados son muy útiles para filtrar contactos. Son rápidos de configurar y fáciles de hacer desaparecer cuando ya no se necesitan. Los contactos pueden estar en varios grupos a la vez, creando posibilidades infinitas. Tal vez desee acceder rápidamente a los contactos que tienen suscripciones mensuales o asignar clientes a regiones específicas. Nosotros solemos crear un grupo para rastrear a los contratistas exentos (incorporados) para que identificamos fácilmente a los que no van a recibir un 1099.
El tercer tipo de grupo se crea mediante parámetros preestablecidos a través de la función “Smart Lists” (Listas Inteligentes). Se encuentra como última opción en el menú secundario de los contactos. Es fácil crear listas basadas en artículos comprados, clientes con facturas pendientes o vencidas por fecha de vencimiento, cuándo se recibió el último pago o la ubicación del cliente. Puede usar múltiples condiciones, e incluso incluir grupos de contactos específicos, haciéndolo fácil de crear esa lista de marketing perfecta o envío masivo de correos electrónicos. Consulte este enlace para una guía visual para usar listas inteligentes .
Si usa Xero pero está buscando una solución de gestión de relaciones con el cliente (CRM) más especializada o robusta, Xero también se integra con una variedad de aplicaciones de CRM.
Esperamos que este artículo lo motive a crear perfiles de contacto sólidos para sus clientes y proveedores dentro de Xero. Si necesita ayuda para organizar sus contactos correctamente en Xero, no dude en comunicarse con nosotros . Nos encanta preparar a nuestros clientes para el éxito.
– Escrito por Jennifer Rivera, Asistente de Level & True Accounting Services LLC