Enero es un tiempo muy crucial para las fechas límites de los reportes tributarios. Los dueños de negocio y sus tenedores de libros siempre están súper ocupados organizando y pagando los impuestos de venta, impuestos de propiedad, impuestos de nómina, y pagos estimados. Y como si no fuera suficiente, hay las temibles pero tan necesarias declaraciones de los formularios 1099. 

Sea que estés mandando los 1099 o recibiendolos de otros negocios, el proceso de los formularios 1099 puede ser un poco intimidante. Hay muchas misconcepciones en cuanto a lo que se debe reportar y a quien. Las instrucciones del IRS explican todo en detalle, pero en palabras muy domingueras. Antes que entremos formalmente en la temporada de las declaraciones tributarias, permíteme aclarar las reglas básicas de la remuneración a los que no son empleados (Nonemployee Compensation) en lenguaje más sencillo.

Recientemente ha habido cambios en el proceso. En el pasado el formulario 1099-MISC se dividía en 14 categorías de ingresos. A partir del año tributario 2020, la compensación a los contratistas independientes y las personas de libre dedicación (freelancers) ahora tiene su propio formulario 1099-NEC en vez de utilizar la casilla 7 del formulario 1099-MISC. Siendo esta la razón principal por la que la mayoría de los negocios pequeños deben preparar los formularios 1099, vamos a enfocar este artículo principalmente en el nuevo 1099-NEC.

¿Cuál es el propósito de las declaraciones anuales de los formularios 1099-NEC?

Una encuesta reciente reveló que alrededor de una quinta parte de los negocios pequeños en los Estados Unidos no utilizan programas de contabilidad u otras aplicaciones en línea para mantener sus cuentas. Algunas de estas compañías tal vez mantienen sus cuentas en registros a base de papel, pero la realidad es que muchos negocios pequeños simplemente no tienen un sistema de contabilidad. Tristemente, la cajita de recibos no es solo una leyenda.

El IRS está al tanto de este hecho y se preocupa que sin un poco de supervisión gubernamental, los negocios pequeños podrían subestimar sus ingresos imponibles. Al obligar los negocios a declarar los pagos hechos a otros negocios, la agencias tributarias pueden identificar más fácilmente a los que intentan hacer trampas al minimizar sus declaraciones de ingresos. El formulario 1099-NEC es esencialmente una declaración informativa que ayuda el IRS a monitorizar los ingresos de los negocios pequeños.

Las declaraciones de formularios 1099-NEC deben tener fecha postal o haber sido distribuido electrónicamente a partir del 31 de enero, igual que los formularios W-2 (para los empleados). Hasta al año tributario 2017, las copias Federales llevaban una fecha posterior, y de hecho, los otros formularios de la serie 1099 tienen una fecha última de 31 de Marzo.

¿Quién debe recibir un formulario 1099-NEC y por qué?

¿Cuáles entidades deben recibir un 1099-NEC? Los dueños únicos de negocios, las sociedades colectivas (partnerships), los patrimonios (estates), y en algunos casos, las sociedades anónimas (corporations). Normalmente las corporaciones S y C están exentas de recibir los formularios 1099-NEC, pero los honorarios legales son una excepción. 

Una categoría del formulario 1099-MISC que muchas veces es ignorada por los dueños de negocios pequeños es la primera casilla, el alquiler. A menos que su arrendador sea un agente de bienes raíces, un fideicomiso (trust) exento de impuestos, o una sociedad anónima, debes entregar un formulario 1099-MISC al propietario de su oficina cada año. Lo mismo aplica si el negocio alquila equipo de otra persona o negocio. ¿Estabas al tanto de este requisito?

El propósito del formulario 1099-NEC es para declarar pagos a alguien que no es su empleado “por los servicios prestados en el curso de su ocupación o negocio”. La cantidad reportada incluye partes y materiales, a menos que hayan sido reembolsados a base de recibos. La palabra clave es “servicios”, lo cual incluyen los honorarios pagados a los abogados, contables, y técnicos, servicios de limpieza, etc.

¿Cuáles son los mínimos para las declaraciones anuales? Una cantidad cumulativa en exceso de $600 por año natural, recibido en efectivo o cheques. Un intercambio de servicios o bienes en vez del pago también se considera compensación y debe ser declarado en el formulario 1099-NEC.

¿Cómo puedo determinar cuáles negocios están exentos del requisito del 1099-NEC ? 

Siempre pida que los negocios llenen y firmen una solicitud W-9 antes de mandarles el pago inicial. Así podrás determinar si hace falta mandarles un formulario 1099-NEC al final del año. La solicitud W-9 indica si ellos son corporaciones S o C o de otra manera exentos del requisito. También proveerá la información que necesitas cuando llegue el momento de preparar las declaraciones (nombre, nombre del negocio, dirección, número de identificación del contribuyente). Al firmar esta solicitud, ellos están certificando que la información es fidedigna, y así se hacen responsables por los datos que te han proporcionado.

Si la empresa tiene la palabra “incorporada” en su nombre, se puede asumir con bastante seguridad que van a ser exentos del requisito para las declaraciones 1099. Pero cuidado con las sociedades colectivas (partnerships) y las sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Mucha gente cree que un LLC es exento automáticamente, pero solo es verdad si se ha elegido pagar impuestos como sociedad anónima. No sabrás hasta recibir su solicitud W-9.

¿Sabías que los pagos hechos a las personas y negocios elegibles para recibir un formulario 1099 están sujetos a una retención federal adicional (backup withholding) mandatoria de 24% si no tienes su solicitud de W-9 valida archivada? Si no sigues el protocolo y luego el IRS no puede colectar los impuestos de parte de ese individuo o negocio, puedes quedar responsable por una porción de los impuestos no colectados.

¿Por qué no se incluyen los pagos hechos por tarjetas de débito y crédito en el formulario 1099-NEC?

Hace unos años el IRS se dió cuenta de que las compañías de servicios comerciales (merchant service companies) tienen a su disposición enormes cantidades de datos en cuanto a los pagos relacionados con los negocios pequeños. Los negocios que aceptan tarjetas de crédito ahora reciben una declaración anual llamanda 1099-K de cada proveedor de servicios comerciales. 

El formulario proporciona las ventas totales por tarjeta de crédito, dividido por mes. Siendo que este total puede incluir impuestos de venta colectadas y las propinas de los empleados, y no incluye las ventas en efectivo, no es un número exacto de las ventas del negocio, pero provee un cuadro general que ayuda el IRS identificar negocios con buen potencial para auditoría.

Siendo que los pagos por tarjeta de crédito ya se reportan mediante el formulario 1099-K, los negocios no deben incluir estos pagos en sus declaraciones del Formulario 1099-NEC. Toma en cuenta que los pagos hechos por ACH o con el banco en línea (bill pay) debe estar incluidos en los 1099-NEC siendo que no son procesados por una entidad de liquidación de pagos (payment settlement entity). 

¿Debo mantener la cuenta de mis ingresos si espero recibir un formulario 1099-NEC al final de año? 

Los formularios 1099 que recibes al final del año no necesariamente representan sus ingresos imponibles. Cada empresa tiene la obligación de mantener la cuenta de sus ingresos y reportarlos al final del año, independientemente de lo que se reporta por otras entidades. ¿Por qué quisieras depender de las cuentas de otro negocio?

Aquí hay varias razones por las cual tus ingresos imponibles pueden variar de lo que es reportado en los 1099 que has recibido:

  • Cuando los pagos cumulativos en efectivo y giros no alcancen el límite de $600
  • Los pagos por servicios personales suelen ser de parte de individuos en vez de negocios.
  • El formulario contiene un cálculo erróneo de los pagos. 
  • Puede ver una diferencia en el tiempo de efectuar el pago y el recibirlo. Un pago hecho al final del año tal vez no se haga disponible hasta el nuevo año. 

Mientras la suma total de tus ingresos exceda el total de los formularios 1099-NEC recibidos, una diferencia en el tiempo no atraerá la atención del IRS. Pero si la suma total de tus ingresos es menos de lo que ha sido reportado por los formularios 1099, sería prudente proveer una explicación en tu declaración de impuestos, para evitar una carta de auditoría potencial.

¿Hay algún riesgo al no presentar los formularios 1099 para mi negocio?

¿Has notado dos preguntas importantes en la planilla federal de impuestos? En la cabecera del Anexo C hay dos preguntas importantes: ¿Usted ha hecho algún pago durante 20XX que requiere la preparación de los Formularios 1099? Si la respuesta es “si” ¿lo ha hecho o lo hará?

¿Entiendes el propósito de estas dos preguntas? Sirven como recordatorio de tus obligaciones como dueño de negocio. Si no las contestas honestamente, ya has jurado en falso. Si recibes una auditoría de parte del IRS y descubren que a sabiendas falló en reportar parte o todos los Formularios 1099, podrías ser acusado de ayudar e incitar evasión de impuestos. Las sanciones tributarias pueden ser la menor de tus preocupaciones.

Más bien seas un contribuyente honesto y consciente, y exige lo mismo de los que hacen negocio contigo. Toma el tiempo para hacer las cosas correctamente. Puede ser un poco tedioso, y puede costarte un poco de dinero de más, pero por lo menos podrás dormir en paz.

 Aquí hay unos trucos finales para los 1099-NEC:

  • No espere hasta el último minuto para entender las reglas y colectar la información necesaria. Ahora es el tiempo para prepararte para el próximo año. 
  • Crea un proceso de inducción para los vendedores y cumple con ello. Pide la solicitud W-9 antes de hacer el pago al vendedor o el contratista. Mantén el control del proceso. 
  • Discute el proceso con tus empleados y luego asegúrese de que todos cumplan con ello. No hay nada peor que estar buscando las solicitudes W-9 que faltan justo antes de la fecha última para entregar los Formularios 1099.  
  • Ten cuidado de cómo manejan las solicitudes W-9 siendo que pueden contener números de Seguridad Social en vez de números de identificación de empleador (EIN). El correo electrónico no es una manera segura de enviar datos personales. 
  • Sube las copias firmadas de los W-9 a un lugar seguro para que sean fáciles de encontrar después. Nosotros usamos los Archivos (Files) de nuestro sistema contable Xero para ello. 
  • No olvide tachar como vendedores elegibles los futuros recipientes de 1099 en sus sistema de contabilidad para que aparezcan en los reportes finales de año. 
  • Legítimamente reduce la cantidad de 1099´s que tendrás que producir al hacer pagos mediante tarjeta de crédito o débito o PayPal en vez de en efectivo o por giro.
  • Distingue claramente entre pagos por tarjeta de débito y otros pagos por el banco cuando es registrando las transacciones del banco en el sistema contable. Si no puede diferenciarlos fácilmente al final del año, tendrá dificultad en hacer reportes fidedignos. 
  • Siendo que los formularios 1099 se reconcilien con las declaraciones de impuestos personales y de negocio, es importante que los nombres y los números de identificación de impuestos sean reportados correctamente. Las inexactitudes pueden causar desajustes con el IRS y podrá resultar en avisos y sanciones tributarias en el futuro.   
  • Si un Formulario 1099 es regresado por el correo como imposible de entregar o el IRS te notifica que hay un desacuerdo en la información del recipiente, pide un nuevo W-9 de ellos antes de seguir haciendo pagos a la persona o negocio implicado.
  • El 31 de enero es la fecha última casi sin excepciones ni extensiones para las declaraciones de Formulario 1099-NEC. Si descubres un error durante el proceso final del cierre del año, todavía hay una ventana de oportunidad para corregirlo. Se puede hacer ajustes sin sanciones tributarias hasta el 1 de agosto, pero si mandas las declaraciones tarde (o faltas de hacerlas y te descubren) va a incurrir fuertes sanciones tributarias. 

Estos solo son guías generales – puede encontrar información adicional y guías en el sitio web del IRS

Puede contactarnos para ayuda con los declaraciones de Formulario 1099 y con preguntas relacionadas. Estamos listos para apoyarles con nuestros servicios de contabilidad y teneduría.

– Escrito por Gina Palacio, Fundadora de Level & True Accounting Services LLC