La imposición de los impuestos de venta afecta a la mayoría de las empresas localizadas en los Estados Unidos. Solo hay cinco estados que no cobran impuestos de venta y son Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire, y Oregon. Los demás estados han establecido una gran variedad de reglas en cuanto a los productos y servicios gravables. Hasta algunas municipalidades también cobran impuestos de venta adicionales.
¿Pero qué tiene que ver las rosquillas con los impuestos de venta? Son un gran ejemplo de lo complejo y arbitrario que son las reglas de impuestos en este país.
En algunos estados, si solo compras cinco rosquillas, tendrás que pagar impuestos, pero si compras media docena, no. En otros estados depende en donde los vas a consumir, o ¡hasta puede depender de si los sirven junto con una servilleta o no! ¡No es broma!
Si una simple donut puede enredar el sistema de impuestos de venta, imagínese las dificultades que enfrentan los negocios que tienen la responsabilidad de cobrar estos tributos para los estados. Y para ellos no es poca cosa, porque casi un cuarto de los ingresos estatales y locales vienen de parte de los impuestos de venta. Si los empresarios no recolectan los impuestos debidos de sus clientes, van a sentir la ira del Departamento de Ingresos de su localidad.
Siendo que los impuestos de ventas son fondos fiduciarios, es importante que los negociantes y sus contables entiendan bien las reglas aplicables. Y si piensan vender a clientes fuera de los bordes de su estado, deben averiguar las reglas de estados ajenos también.
Debido a recientes decisiones en la corte suprema, las agencias estatales han recibido más autoridad sobre las ventas de productos o servicios hechos de parte de empresas localizadas fuera de sus estados. En 2018 el caso conocido como Wayfair vs South Dakota estableció el concepto de nexo económico, y ya la mayoría de los estados han ajustado sus códigos para incluir umbrales económicos para las ventas hechas de parte de estos negocios.
Si no fuera suficiente carga para los negociantes tener que cobrar y pagar impuestos de venta en su propio estado ¡imagínese lo tedioso que sería hacerlo en múltiples regiones cada mes!
En este momento hay 24 estados que participan en un acuerdo simplificado (Streamlined Sales Tax) de registración y declaración de los impuestos sobre la ventas. Pero hasta ahora los demás estados todavía tienen sus propios sistemas para declarar los impuestos. Algunos ofrecen plataformas que permiten a los contables hacer las declaraciones a favor de sus clientes.
Volvemos al tema de nexo. Hay nexo por presencia física y nexo por presencia económica. Es obvio que los negocios deben cobrar impuestos sobre las ventas hechas en su propio estado. Pero hay factores que pueden establecer un nexo físico, como emplear personas que viven en otros estados, o utilizar representantes de ventas de otros estados.
El nexo económico es todavía más amplio porque no hace falta una presencia física sino una cantidad sustancial de ventas hechas en el estado ajeno. Cada estado tiene sus propias reglas y hay que averiguar bien para evitar posibles sanciones.
Ya que les tengo bastante asustados, voy a calmarles con unas pautas básicas que puede ayudarles a crear un proceso adecuado para recolección de los impuestos de venta.
Haz tu investigación:
- Determine cuáles productos o servicios podrán estar expuestos a los impuestos de venta en el estado principal del negocio y en cuales circunstancias.
- Registra el negocio con el Departamento de Ingresos de su estado principal antes de hacer ventas de productos o servicios gravables.
- Averigüe cuáles son las exenciones y los documentos requeridos para aplicarlos (certificados de reventa, exenciones sin fines de lucro)
- Cerciórese de cuáles son las tasas aplicables y cuáles son los requisitos para declarar y pagar los impuestos de venta. Algunos estados tienen diferentes tasas según el producto o servicio, o tienen tasas establecidas por región o municipalidad.
- Analiza el potencial de ventas en otros estados y decide si hay razones para registrarse en estados adicionales. Determina si aplica las reglas de presencia física o el umbral económico, o si hay acuerdos entre estados que crean obligaciones.
Prepara el sistema de contabilidad:
- Establezca las tasas necesarias y asignarlas a las agencias aplicables (normalmente por estado). Si hay necesidad de reportar las ventas exentas también, se puede crear tasas adicionales con un porcentaje de cero.
- Repasa la lista de productos y servicios para seleccionar cuales son gravables o no.
- Determina cuál debe ser la tasa predeterminada para los clientes. Es más fácil devolver dinero al cliente que recolectar, así que sea conservativo en establecer los defectos.
- Analiza las categorías de ventas en el catálogo de cuentas para determinar si hacen falta más divisiones. A veces es prudente separar las ventas de naturaleza gravable de las que normalmente son exentas.
- Selecciona el periodo defecto para las declaraciones para los reportes de impuestos de venta según la asignación de la agencia (mensual, trimestral, anual). Según su propio historial, la agencia puede cambiar la frecuencia de sus declaraciones o los pagos.
Manténte al tanto de los cambios de legislación. Las tasas pueden ir cambiando y hasta las reglas de lo que se considera gravable. Sea proactivo.
Estos solo son guías generales. Averigüe bien las reglas de las agencias aplicables. Si hay necesidad de registrar y recolectar en varios estados, considere usar un servicio de terceros como Avalara para simplificar el proceso.
Tenemos experiencia con los impuestos de venta y estamos registrados como preparadores en varios estados. Preparamos las declaraciones de impuestos de ventas para muchos de nuestros clientes y estaríamos felices de ayudarles a establecer sus propios procedimientos y sistemas. Estamos listos para apoyarles con nuestros servicios de contabilidad y teneduría.
Mientras tanto, sigue disfrutando de esa dulce rosquilla mientras que analizas el talón para ver si le tocó pagar impuestos sobre ella.
– Escrito por Gina Palacio, Fundadora de Level & True Accounting Services LLC