Los dueños de pequeñas empresas brindan servicios y productos excepcionales a su comunidad todos los días. Para muchas empresas, uno de los pasos finales de ese proceso es facturar al cliente. Aunque ese papeleo final puede ser tedioso, una factura bien estructurada ofrece una excelente oportunidad para dejar una impresión duradera y positiva. Afortunadamente, Xero tiene todo tipo de funciones y atajos para facilitar la facturación.
Aquí hay ocho trucos sencillos para simplificar el proceso de facturación en Xero:
1. Crear una nueva factura
El menú de navegación de Xero facilita el inicio de una factura en cualquier lugar. Haga clic en el ícono que parece un signo más en el lado derecho del menú de navegación y seleccione Invoice (Factura) en la lista desplegable. Fácil. Incluso establece el siguiente número de factura disponible para usted.
2. Atajos de teclado para campos de fecha
Xero tiene métodos abreviados de teclado para la fecha de transacción de la factura y la fecha de vencimiento. Hay diferentes opciones disponibles, así que elija la que le resulte más natural. Mis atajos de fecha favoritos son “t” para hoy (today) y “+ [número]” para la fecha de vencimiento. Consulte todos los accesos directos de entrada de fecha de Xero aquí.
3. Cálculos rápidos
Nunca más tendrás que volver a buscar tu calculadora de escritorio o teléfono. Si necesita calcular un precio específico en un artículo de la factura, Xero tiene una calculadora integrada dentro del campo de precio unitario.
4. Guardar una factura sin terminar
Si desea guardar su progreso en una factura inacabada, Xero puede almacenarla en la pestaña Draft (Borrador). Simplemente use el botón Save (Guardar) en la parte inferior izquierda de la factura. Se reservará el número de factura, por lo que cualquier factura nueva que se cree después de eso tomará el siguiente número disponible. Una vez que esté listo para finalizar la factura, abra el borrador de la copia, realice los cambios que desee y apruebe normalmente.
5. Arreglar un error de factura
¿Notaste un problema en una factura? Xero lo hace fácil de arreglar. Abra la factura y elija “Edit” (Editar) en el menú desplegable Invoice Options (Opciones de Factura) en la esquina superior derecha. Una vez que haya realizado los cambios, seleccione el botón Update (Actualizar) para guardarlo.
Tenga en cuenta que si un pago ya se ha aplicado a una factura, solo se pueden editar algunos campos. Si está cambiando el monto adeudado en una factura existente, sea respetuoso con el informe del período anterior; puede ser mejor usar una nota de crédito en lugar de cambiar la factura real. “Add Credit Note” (Agregar Nota de Crédito) también se encuentra en el menú desplegable Invoice Options (Opciones de Factura).
6. Fácil impresión y envío por correo electrónico
Cuando esté listo para imprimir o enviar facturas por correo electrónico, no tiene que activarlas una por una. Dirígete a la pestaña Awaiting Payment (En Espera de Pago) en la ventana Invoices (Facturas) y selecciona la casilla de verificación en todas las facturas que deseas procesar. Haga clic en el botón Print (Imprimir) o en el botón Email (Correo Electrónico) justo encima de las casillas de verificación y Xero se encargará del resto. Incluso le dará la opción de marcarlos como enviados. Las casillas de verificación también se pueden usar para aprobar borradores o marcar depósitos.
7. Copiar o repetir una factura
Muchas empresas tienen clientes que compran el mismo servicio o producto de forma rutinaria. Desde una factura existente, el menú desplegable Invoice Options (Opciones de Factura) ofrece las opciones “Repeat” (Repetir) y “Copy to” (Copiar a):
- Use la opción “Copy to” (Copiar a) para crear una factura basada en la una factura previa y luego adaptarla según sea necesario. Esto funciona bien para clientes que repiten los mismos servicios ocasionalmente o trabajos similares de otros clientes.
- Si tiene clientes que repiten con frecuencia, elija la opción “Repeat” (Repetir). Puede elegir la frecuencia, las fechas de vencimiento automáticas y las fechas de finalización. También tiene la opción de guardar la nueva factura repetida como borrador, aprobado o aprobado para enviar (Draft, Approved, or Approved to Send).
8. Importar facturas desde un CSV
Este es un poderoso ahorro de tiempo si necesita procesar muchas facturas repetidas cada mes. Con una plantilla CSV bien diseñada, puede importar cientos de facturas de clientes diferentes a Xero, todo al mismo tiempo, incluso si hay varias líneas de pedido. Utilizamos esta función con empresas como paisajistas, especialmente cuando su facturación mensual requiere un precio personalizado para el cliente.
Aquí están los pasos básicos:
- Descargue el archivo de plantilla de factura Xero. Haga clic en el botón Import (Importar) en la parte superior derecha de la ventana Invoices (Facturas). Puede utilizar el formato Excel o Hojas de Cálculo de Google (Google Sheets).
- Cree una plantilla de facturación básica con los nombres de sus clientes y los detalles principales, como los precios acordados. Use esta plantilla como punto de partida cada mes.
Siga las instrucciones cuidadosamente. Debe mantener los mismos encabezados de columna en la plantilla, y debe tener cuidado de usar los nombres de clientes y artículos existentes para evitar crear duplicados de ellos en Xero.
- Guarde una copia de la plantilla original y agregue los detalles mensuales. Copie y pegue y ordene según sea necesario hasta que haya completado la lista de facturación actual.
Incluso puede agregar nuevos clientes y servicios directamente al archivo CSV. Asegúrese de actualizar su plantilla original si hay cambios permanentes.
- Una vez que su archivo esté listo, vaya de nuevo a la página Import (Importar) y explore (browse) para encontrar e importar su archivo terminado. Las facturas se importarán en modo de borrador. Si la importación va bien, puede hacer los cambios finales necesarios antes de aprobarlos.
Si descubre que necesita comenzar de nuevo, elimine las facturas de la pestaña Draft (Borrador) de la ventana de facturas, regrese a su plantilla y arregle lo que salió mal. Para una explicación mas detallada del processo busca aquí.
Nos encanta usar las funciones de facturación de Xero. Si necesita ayuda para simplificar su proceso de facturación, háganoslo saber. Recuerde que una factura bien presentada es el toque final de un excelente trabajo.
– Escrito por Jennifer Rivera, Asistente de Level & True Accounting Services LLC